Архив преди 01.10.2014

Описание

I. ЦЕЛ

Чл.1. Вътрешните правила за провеждане на процедури по обществени поръчки (ОбП) в общинска администрация Девня (наричани накратко Вътрешни правила) определят:

• Условията и реда за планиране и организация на провеждане на процедурите по възлагане на обществени поръчки в Община Девня;

• Реда на завеждане, съхранение и ползване на документацията по възлагане на обществени поръчки от Община Девня;

• Реда за отчитане на извършената работа от служителите на община Девня, контролиращи и/или участващи в изпълнението на договорите, чрез оказване съдействие на изпълнителите или приемащите резултатите от изпълнението на договорите.

• Контрол върху изпълнението на сключените договори

     II.   ОБХВАТ

Чл.2 Вътрешните правила се прилагат при извършване на строителство, доставки, осъществяване на услуги или провеждане на конкурс за проект.

Чл.3. Вътрешните правила включват:

• Отговорностите на длъжностните лица и звената от структурата на общинската администрация в процеса на планиране, стартиране и провеждане на процедури по възлагане на обществени поръчки;

• Доказване на необходимостта от строителство, доставки, осъществяване на услуги или провеждане на конкурс за проект – планиране.

>  Ред за стартиране и провеждане на процедурите.

• Реда за отчитане на извършената работа

• Осъществяване на контрол по изпълнението на сключените договори

Чл.4. Вътрешните правила се прилагат от всички длъжностни лица, които имат задължения по изпълнението на дейностите, включени в процедурата.

Чл.5. При разработването на Вътрешните правила са отчетени изискванията на следните документи:

• Закон за обществените поръчки;

• Правилник за прилагане на закона за обществените поръчки;

• Търговския закон;

• Закона за задълженията и договорите;

• Закона за ФУКПС.

III.  ОТГОВОРНОСТИ

Чл.6. Кметът на Община Девня или упълномощено от него длъжностно лице по чл.8, ал.2 от ЗОП, като Възложител на обществената поръчка:

• Отговаря за цялостната защита на интересите на Община Девня и упражнява права на Възложител при организирането и провеждането на процедурите по възлагане на обществени поръчки по Закона за обществените поръчки;

• Подписва Решението за откриване на процедура и одобрява ( в зависимост от провежданата процедура ) обявлението и документацията за участие; поканата за участие в обществена поръчка; поканата за участие в обществена поръчка и документацията; обявлението и конкурсната програма, Публичната покана, след тяхното съгласуване по реда, определен в настоящите Вътрешни правила.

• Подписва Заповедта за назначаване на Комисия ( жури за проект ) за отваряне, оценка и класиране на кандидатите или участниците;

• Подписва Решението за удължаване срока за подаване на оферти или срока за получаване на заявления за участие, както и Решението за промяна;

• Подписва Решението за класиране и определяне на изпълнител/и на обществената поръчка, респективно - Решението за прекратяване на процедурата;

• Подписва Решението за определянето на кандидатите, които ще бъдат поканени да подадат оферти) в случаите на ограничена процедура и на състезателен диалог);

• Подписва Решението за определянето на кандидатите, които ще бъдат поканени да участват в договарянето при процедура на договаряне с обявление или в диалога в процедура на състезателен диалог;

• Подписва договорите за възлагане на обществена поръчка.

Чл.7. Заместник-кметът на Община Девня, а при невъзможност Директора на "Специализирана администрация" и Директора на "Обща администрация" на общината, съобразно ресора:

• Приема, разпределя и одобрява докладите за стартиране на процедурите за провеждане на ОП, като определя:

• Отговорния началник отдел по процедурата - име и отдел, който оглавява;

• Отговорния служител - име и длъжност;

• Срок (в работни дни ) за изготвяне на документацията и обявлението на ОП, както и всички други документи, предвидени в ЗОП.

• Съгласува изготвената документация за откриване на процедурата и я предоставя на Възложителя за подпис;

• Съгласува Заповедта за назначаване на Комисия /жури за проект/ за отваряне, разглеждане и оценка на постъпилите предложения и я предоставя на Възложителя за подпис;

• Съгласува Решението за удължаване на срока за подаване на предложения и Решението за промяна, и го предоставя на Възложителя за подпис;

• Съгласува Решението за класиране и определяне на изпълнител/и на ОбП, респективно Решението за прекратяване на процедурата и го предоставя на Възложителя за подпис;

• Контролира сроковете по изготвяне и съгласуване на документациите, както и целия процес по провеждането на процедурите и архивирането им;

• Контролира за срочното сключване на договори/и с определения/ите изпълнител/и и кандидат/и , съгласно ЗОП;

• Контролира своевременното изпращане на информация за всеки сключен договор за обществена поръчка на Агенцията по обществени поръчки за вписване н Регистъра за ОбП;

• Въз основа на обобщените доклади за провеждане на ОбП, постъпили от заявители, изготвя в срок до 30.01. на текущата година график за провеждане на ОбП, които възнамерява общината да провежда през следващите 12 месеца, съгласно чл.23 от ЗОП.

/2/ Главният юрисконсулт:

• Отговаря за законосъобразността на провеждането на обществените поръчки;

• Съгласува и предлага на Заместник-кмета на Общината или Директора "Специализирана администрация" на общината за одобряване заявление за стартиране на процедурата за провеждане на ОбП;

• Съгласува Предварителните обявление преди да бъдат изпратени пред надлежните органи;

• Съгласува Заповедта за назначаване на Комисия /жури за проект/ за отваряне, разглеждане и оценка на постъпилите предложения;

• Съгласува Решението за удължаване на срока за подаване на предложения и Решението за промяна;

• Съгласува Решението за класиране и определяне на изпълнител/и на ОбП, респективно Решението за прекратяване на процедурата;

• Съгласува поканите за участие и публичните покани;

• Съгласува писмата за уведомяване на участниците/кандидатите в процедурата по процедурни въпроси;

• Отговаря за правилното определяне на правните основания за стартиране на процедурите и законосъобразното им провеждане с оглед запазване интересите на Община Девня;

• Оказва съдействие на Отговорния служител ОбП, както при изготвяне на документацията, така и при отварянето и оценката на получените предложения -изготвяне на протоколи, заповеди, решения и писма;

• Подписва протоколите от проведените заседания, в случаите, когато участва в комисиите;

• Изготвя проекто-договора;

Чл.8. Главния счетоводител:

• Отговаря за целесъобразността на поеманите задължения и извършваните разходи в Община Девня;

• При   извършване   на   разплащане   по   договорите   се   произнася   по съответствието на разхода с поетото задължение.

• Отговаря за изпълнението на финансовите клаузи на договорите, като следи за наличието на вземания и задължения по тях, като главници, лихви, неустойки и други финансови задължения и тежести.

Чл.9. Финансовият контрольор:

• Проверява законосъобразността на решенията за поемане на задължения и извършване на разходи;

• Попълва и подписва контролните листове за предварителен контрол;

• При извършване на разплащане по договорите се произнася по съответствието на разхода на поетото задължение;

• При планиране на разплащане по реда на възлагане на обществени поръчки чрез публична покана одобрява планирания разход при издаването на фактурата.

• отговаря за своевременното уведомяване на главния счетоводител относно изпълнението на финансовите клаузи на договорите, като следи за наличието на вземания и задължения по тях, като главници, лихви, неустойки и други финансови задължения и тежести

Чл.10. /1/  Заявители на обществена поръчка могат да бъдат:

• Началник - отдел

/2/ Заявителят изготвя заявката за стартиране на процедурата за възлагане на ОбП.

/3/ Заявителят оказва съдействие на Отговорния служител ОбП през целия процес на стартиране и провеждане на процедурите по възлагане на ОбП.

Чл.11. Отговорният началник отдел:

• Подготвя проектите на: Заповедта за назначаване на Комисия /жури за проект/ за отваряне, разглеждане и оценка на постъпилите предложения; Решението за удължаване на срока за подаване на предложения; Решението за промяна, Решението за класиране и определяне на изпълнител/и на ОбП, респективно Решението за прекратяване на процедурата; поканите за участие; публичните покани;  писмата за уведомяване на участниците/кандидатите в процедурата по процедурни въпроси и ги представя на главния юрисконсулт за съгласуване;

• Оказва съдействие на Отговорния служител ОбП при изготвяне на документацията;

• Оказва съдействие на Отговорния служител ОбП при обезпечаване на процеса на закупуване на документация от участниците/кандидатите - когато е приложимо;

• Оказва съдействие на Отговорния служител ОбП при комплектоването и изпращането   на  отговори  при  постъпили  запитвания   от  участници/кандидати,   закупили документация за участие в процедурата за ОбП, в съответствие с разпоредбите на ЗОП и настоящите правила;

• Контролира подготовката на бланки - декларации по ЗОП;

• Оказва съдействие на Отговорния служител ОбП за проверка и комплектоване на цялото досие;

• Осъществява контрол по изпълнението на сключените договори и/или посочва отговорен служител за това.

Чл.12. Отговорният служител ОбП:

• Изготвя Предварителното обявление, Обявлението за обществена поръчка и Публичната покана;

• Изготвя документацията за провеждане на обществена поръчка;

• Обезпечава процеса на закупуване на документация от участниците/кандидатите - ако е приложимо;

• Обезпечава комплектоването и изпращането на отговори по постъпили запитвания на участниците/кандидати, закупили документация за участие в процедурата за възлагане на ОбП, в съответствие с разпоредбите на ЗОП и настоящите правила;

• Уведомява състава на Комисията /жури за проект/ за отваряне, разглеждане и оценка за датата, мястото и часа на провеждане на първото й заседание.

• Подготвя бланките - декларации по ЗОП;

• В случай на възлагане осъществява контрол по изпълнението на сключените договори.

Чл.13. Председателят на Комисията /жури за проект/ за отваряне, разглеждане, оценка и класиране на постъпилите предложения ( назначава се от Възложителя за всяка отделна процедура ):

• Води заседанията и ръководи работата на Комисията /журито за проект/ с оглед запазване интересите на Община Девня;

• Отговаря за законосъобразното и в съответствие с утвърдената документация провеждане на процедурата;

• Подписва протоколите от проведените заседания;

• Определя член от комисията, който да изготвя протокола/ите.

Чл.14. Техническите лица ( експерти ), участващи в комисията /журито за проект/ за отваряне, разглеждане, оценка и класиране при провеждане на открита обществена поръчка:

• Разглеждат постъпилите технически предложения, допуснати до оценка и извършват техническа оценка, съгласно методика за оценка на постъпилите предложения от утвърдената документация, с изключение на случаите на процедурите на договаряне, в които участват в преговорите с поканените кандидати;

• Подписват протоколите от проведените заседания.

ІV. ПЛАНИРАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ В ОБЩИНСКА АДМИНИСТРАЦИЯ ДЕВНЯ

Чл.15. (1) Ръководителите на отдели в Община Девня, които реализират дейности, разходите за които се нуждаят от провеждане на обществени поръчки, определят необходимостта за съответната година като изготвят доклад.

 (2) В доклада по ал.1 се определят вида на разхода, приблизителната стойност, сроковете за провеждане на планираните обществени поръчки, обекта и предмета на обществената поръчка. В доклада се отразяват и изтичащите през съответната година възложени вече договори за периодично повтарящи се доставки или услуги, като се посочва времето на изтичане на договора и времето на стартиране на новата процедура. Лицата изготвящи доклада са отговорни за определяне на сроковете по начин процедурите да приключат и договорите да се сключат до момента на възникване на необходимостта от реализиране на доставката услугата или строителството или подновяването на изтичащ договор.

(3) В срок до 10 януари на съответната година ръководителите предават докладите за съгласуване на Главния счетоводител в общинска администрация Девня, за становище относно размера на финансовите средства.

(4) Главния счетоводител в общинска администрация Девня дава становище по размера на исканите средства в срок от 5 работни дни от постъпване на доклада и предава становището ведно с представения доклад на заявителя / съответният ръководител /.

(5) Докладите със становището се предават от заявителя за съгласуване със Заместник  Кмета или Директора на "Специализирана администрация" и Директора на "Обща администрация" на общината, съобразно ресора.

(6) След съгласуване и при одобрение на докладите от страна на Заместник Кмета или съответния директор, те определят отговорен началник отдел, ангажиран със съответната обществена поръчка, който изготвя предварително обявление, по образец на АОП, за всяка обществена поръчка.

(7) Въз основа на обобщените и одобрени доклади за провеждане на ОбП, постъпили от заявители, Заместник Кмета, а при невъзможност съответния директор изготвя в срок до 30.01. на текущата година график за провеждане на ОбП, които възнамерява общината да провежда през следващите 12 месеца, съгласно чл.23 от ЗОП.

(8) Определеният Отговорен служител ОбП след съгласуване с главния юрисконсулт  изпраща предварителните обявления в регистъра на АОП по съответния ред, в срок не по-късно от 01.03. на текущата година.

V. ОТГОВОРНОСТИ ПО ИЗГОТВЯНЕ НА ДОКУМЕНТАЦИЯТА ПО ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНА ПОРЪЧКА (ОбП), ВЪЗЛАГАНЕ, КОНТРОЛ И АРХИВИРАНЕ.

Чл.16. Отговорности по изготвянето на документацията за провеждане на процедура за възлагане на ОбП:

№	Действие	Отговорник
1.	Изготвя и комплектова на  документацията в срок	Отговорен началник отдел Отговорен служител ОбП Главен юрисконсулт
2.	Изготвя проектите на: Предварителното обявление, Решението за откриване на процедурата, Решението за удължаване на срока, Решението за промяна Обявлението за обществена поръчка и Публичната покана, Решението за определяне на изпълнител или за прекратяване на процедурата	Отговорен началник отдел Отговорен служител ОбП Главен юрисконсулт
3.	Изпраща уведомителни писма до определените в закон държавни органи (АОП), информация за стартирането на процедура за възлагане на ОбП	Отговорен началник отдел Отговорен служител ОбП Главен юрисконсулт
4.	Обезпечава процеса на закупуване на документация от участниците/кандидатите - ако е приложимо	Отговорен началник отдел Отговорен служител ОбП
5.	Обезпечава комплектоването и изпращането на отговори по постъпили запитвания на участниците/ кандидати, закупили документация за участие в процедурата за възлагане на ОбП, в съответствие с разпоредбите на ЗОП и настоящите правила	Отговорен началник отдел Отговорен служител ОбП Главен юрисконсулт
6.	Подготвя заповед за назначаване на Комисия /жури за проект/ за отваряне, разглеждане, оценка и класиране на постъпилите предложения и осигурява място за провеждане на заседанията на комисията за провеждане на процедурата	Отговорен началник отдел Отговорен служител ОбП Главен юрисконсулт
7.	Уведомява състава на Комисията /жури за проект/ за отваряне, разглеждане, оценка и класиране, за датата, мястото и часа на провеждане на първото й заседание	Отговорен служител ОбП
8.	Подготвя бланки-декларации по ЗОП	Отговорен началник отдел Отговорен служител ОбП Главен юрисконсулт

Чл.17. Отговорности по изготвяне на документация при оценка на предложенията:

№	Действие	Отговорник
1.	Изготвя протокола от заседанията на Комисията	определен член от Председателя на на Комисията
2.	При извършване на разплащане по договорите се произнася по съответствието на разхода на поетото задължение	главния счетоводител Финансов контрольор
4.	При планиране на разплащане по реда на възлагане на обществени поръчки чрез публична покана одобрява планирания разход	главния счетоводител Финансов контрольор
5.	При    планиране    на   разплащане   по реда на чл.14, ал.5 и 6 от ЗОП одобрява   планираният  разход преди издаването на фактура	главния счетоводител Финансов контрольор

Чл.18./1/ Отговорности по съхраняването на досиетата:

№	Действие	Отговорник
1.	След приключване на процедурата с приемо - предавателен протокол Възложителя предава на Отговорен началник отдел цялото досие	Възложител Отговорен началник отдел
2.	Съхраняване и ползване на досието до архивиране	Отговорен началник отдел Определения Отговорен служител контрол по изпълнението на договора, ако е приложимо
3.	При необходимост от ползване на архива следи за движението на досиетата като попълва контролен лист за движението на досието и следи за връщането му	Отговорен началник отдел Определения Отговорен служител контрол по изпълнението на договора, ако е приложимо
4.	Съхранява цялата документация по провеждането на обществена поръчка в предвидения в ЗОП срок - архивиране	Отговорен служител ОбП

VІ. РЕД ЗА СТАРТИРАНЕ И ПРОВЕЖДАНЕ НА ПРОЦЕДУРИ ЗА ВЪЗЛАГАНЕ НА ОБЩЕСТВЕНИ ПОРЪЧКИ. ВЪЗЛАГАНЕ И КОНТРОЛ НА ИЗПЪЛНЕНИЕТО

Чл.19./1/ /изм. Заповед №1002-313/01.07.2014 г./ Възложителя може да не провежда процедурите по Закона за обществените поръчки /ЗОП/, при обществени поръчки на стойност без ДДС, както следва:

• за строителство         от 60 000 лв. до 264 000 лв.

• за доставки или услуги   от 20 000 лв. до 66 000 лв.

в тези случаи се прилагат условията и реда на глава осма „а” от ЗОП – възлагане на обществени поръчки чрез публична покана.

Правила за събиране на оферти с публикуване на покана:

• Стартирането на процедурата става въз основа на доклад от Ръководителите на отдели в Община Девня, които реализират конкретни дейности, разходите за които се нуждаят от провеждане на обществената поръчка, до Заместник – кмета или съответния директор на дирекция, съобразно ресора;

• Доклада съдържа обосновка за необходимостта от провеждане на обществената поръчка; приблизителната й стойност; срок за изпълнение; предложение за лицата, на които може да се изпрати съобщение за поканата; описание на предмета на поръчката; количество или обем – когато е приложимо; предложение за изискванията за изпълнение на поръчката; предложение за избор на критерия за възлагане – „най-ниска цена” или „икономически най-изгодна оферта”; предложение за показателите за комплексна оценка с тяхната относителна тежест /в случай, че се прилага критерия „икономически най-изгодна оферта;

• След одобрение на доклада от Заместник – кмета или съответния директор на дирекция, със Заповед на Възложителя се определя за конкретната процедура Отговорен началник отдел, подпомаган от Отговорен служител ОбП и главния юрисконсулт, които следва да подготвят:  Публичната покана по образец, утвърден от изпълнителния директор на АОП, която следва да съдържа изискуемата по ЗОП информация; Съобщението за поканата – ако е приложимо; Всички други документи, нужни за попълване на документацията по пъръчката; Всички други документи, изискуеми по ЗОП;

• След стартиране на процедурата, Възложителя назначава Комисия за получаването, разглеждането и оценката на офертите. Комисията се състои от най – малко три лица, като едно от тях следва да притежава професионална компетентност, свързана с предмета на конкретната поръчка. Възложителя задължително назначава и резервни членове – най – малко двама, от които единия да притежава професионална компетентност, свързана с предмета на конкретната поръчка.

• След получаване на офертите, членовете в назначената комисия представят декларации за обстоятелствата по чл.35, ал.1, т.2-4 от ЗОП;

• Отварянето на офертите се извършва при условията на чл. 68, ал. 3 от ЗОП, а именно: Отварянето на офертите е публично и на него могат да присъстват участниците в процедурата или техни упълномощени представители, както и представители на средствата за масово осведомяване и други лица при спазване на установения режим за достъп до сградата, в която се извършва отварянето. След отварянето на офертите комисията обявява ценовите предложения и предлага по един представител от присъстващите участници да подпише техническите и ценовите предложения. С тези действия приключва публичната част от заседанието на комисията.

• Членовете на комисията разглеждат офертите по реда на тяхното постъпване и проверяват съответствието им с изискванията на възложителя, посочени в публичната покана и документацията за участие.

• Оферта, която не отговаря на изискванията за участие или в нея липсват един или няколко от изисканите от Възложителя документи, се отхвърля и не се разглежда, като участникът не може да я коригира допълнително и да добавя липсващи или неправилно попълнени документи.

• Оферти, за които е установено, че не отговарят на изискванията на възложителя, определени в публичната покана и документацията за участие не подлежат на оценяване.

• Оценяването на офертите се извършва по обявения в публичната покана критерий, като правилото на чл. 70 от ЗОП не се прилага.

• Въз основа на извършената оценка, комисията предлага класиране на участниците.

• Когато са налице пречки да бъде определен изпълнител на обществената поръчка, комисията предлага преустановяване на избора, за което излага съответни мотиви.

• Комисията съставя протокол за получаването, разглеждането и оценката на офертите и за класирането на участниците. Протоколът се представя на възложителя за утвърждаване, след което в един и същи ден се изпраща на участниците и се публикува в профила на купувача при условията на чл. 22б, ал. 3 от ЗОП /този препращащ текст влиза в сила от 01.10.2014 г./.

• Възложителят може да възложи изпълнението на поръчката и в случаите, когато е подадена само една оферта, ако същата е в съответствие с техническите спецификации.

• Когато не е подадена нито една оферта, възложителят може да възложи изпълнението на поръчката след провеждане на преговори с избран от него изпълнител. В тези случаи възложителят е обвързан от прогнозната стойност, посочена в поканата и от техническите спецификации и проекта на договор, приложени към поканата.

• Възложителят сключва писмен договор, който включва всички предложения от офертата на класирания на първо място участник. Сключеният договор не може да бъде изменян освен в посочените в чл.43, ал.3 от ЗОП случаи с допълнително писмено споразумение към договора.

При сключване на договор класираният на първо място участник представя:

     1. документи, издадени от компетентен орган, за удостоверяване липсата на обстоятелствата по чл. 47, ал. 1, т. 1 от ЗОП, освен когато законодателството на държавата, в която е установен, предвижда включването на някое от тези обстоятелства в публичен регистър или предоставянето им служебно на възложителя, и

     2. декларации за липсата на обстоятелствата по чл. 47, ал. 5 от ЗОП.

• Възложителят може последователно да предложи сключване на договор при условията на чл.101 е, ал.1 и ал.2 от ЗОП с участника, класиран на второ и на следващо място, когато участникът, който е имал право да сключи договора:

1. откаже да сключи договор;

2. не представи някой от изискуемите документи;

3. не отговаря на изискванията на чл. 47, ал. 1, т. 1 или ал. 5 от ЗОП.

• Възложителят публикува в профила на купувача при условията на чл. 22б, ал. 3  от ЗОП договора и допълнителните споразумения към него / влиза в сила от 01.10.2014 г./.

• Възложителят е длъжен да съхранява всички документи, свързани с възлагане на поръчките чрез публичана покана, за срок три години след приключване изпълнението на договора.

• Обменът на информация свързана с възлагането на обществени поръчки чрез Публична покана – процедури, регламентирани в чл.101 а и сл. в ЗОП  може да се извърши по пощата, по факс, по електронен път при условията и по реда на Закона за електронния документ и електронния подпис или чрез комбинация от посочените по –горе средства по избор на възложителя. Избраните средства за комуникация трябва да са общодостъпни и да са посочени в публичната покана.

  • Въз основа на извършеното класиране Възложителя сключва договор.

/2/ Възложителя може да прилага опростени правила при възлагане на обществени поръчки, които имат следните стойности без ДДС:

o   за строителство                - от 264 000 лв до 2 640 000 лв.

o   за доставки                          - от 66 000 лв. до 391 160 лв.

o   за услуги                               - от 66 000 лв. до 391 160 лв

o     за конкурс за проект      - от 66 000 лв. до 391 160 лв

Стартирането на опростените правила при провеждане на обществени поръчки става въз основа на доклад от Ръководителите на отдели в Община Девня, които реализират конкретни дейности, разходите за които се нуждаят от провеждане на обществената поръчка, съгласуван предварително с главния юрисконсулт, до Заместник – кмета на общината или съответния директро на дирекция, съобразно ресора, съдържащ:

• Обосноваване необходимостта от стартиране на процедурата;

• Ориентировъчна стойност на обществената поръчка;

• Срок за изпълнение на предмета на обществената поръчка;

• Предложение за вида на процедурата;

• Правно основание за стартирането й;

Към доклада се прилагат подробна техническа спецификация, технически изисквания, техническо задание и т.н. в зависимост от предмета на обществената поръчка, които да бъдат съгласувани и утвърдени по установения ред.

/3/ Възложителя не е длъжен да прилага процедурите по ЗОП или условията и реда на глава осма „а” при разход на средства на следните стойности без ДДС:

o  за строителство             под  60 000 лв.

o   за доставки или услуги     под 20 000 лв.

o   за конкурс за проект         под 66 000 лв.

• При бюджетен разход за доставки, услуги или конкурс за проект е допустимо да не се сключва писмен договор, освен ако спецификата на поръчката налага договор;

• Сделката се доказва само с първични платежни документи, които преди подписването

им трябва да бъдат одобрени от финансовия контрольор, ако не се налага подписването на договор, а при подписване на договор се съгласува с главния счетоводител.

Преди сключване на договор или възлагане на поръчката по този ред, Отговорния началник отдел подготвя проекто - договор или проект - възлагателно писмо, съгласувани с главния юрисконсулт. При наличие на упълномощаване на лице по чл.8, ал.2 от ЗОП, проекто документите се одобряват задължително от кмета на общината, преди подписването им от Възложителя.

Чл.20. Изготвяне, съгласуване и утвърждаване на документацията.

Документацията се приготвя от Отговорния служител ОбП, след съгласуване с Отговорния началник отдел и главния юрисконсулт в указания срок, като се комплектова по следния начин:

/1/ За извършване на строителство ( по смисъла на чл.3, ал.1, т.3 от ЗОП ): За описание на дейността трябва да се използват утвърдени технически изисквания за изпълнение на строителството. Определят се характеристиките на работа, качество, срокове - начало и край, графици и указания за организация на изпълнението, гаранции. Изискванията трябва да се основават на международни стандарти, национални стандарти и национални технически норми по действащите нормативни документи;

/2/ За доставка ( по смисъла на чл.3, ал.1, т.1 от ЗОП ): За описание на доставката могат да се използват основни характеристики на доставяното оборудване. Прави се описание на стоката и се определят всички условия на доставката - маркировка, етикировка, тестове, обучение, техническа помощ и изискване за определени сертификати. В описанието не трябва да се споменава определена търговска марка, име, дизайн, или тип, произход на производителя, освен в случаите на процедура на договаряне. В случай, че е неизбежно, се включват думите „или еквивалентно", което дава възможност за алтернатива в доставката;

/3/ За услуги ( по смисъла на чл.3, ал.1,т.2 от ЗОП ): За описание на дейността трябва да се използва техническо задание или задание на консултант. Заданието трябва да включва цели и задачи, данни и материали, необходими за нормалното протичане на работата, които ще бъдат предоставени от Възложителя, доклади и документация, които трябва да бъдат предоставени по време или след приключване на дейността, други изисквания.;

/4/ За конкурс за проект ( по смисъла на чл.94 от ЗОП ):

За описание трябва да се използват техническо задание, указание за изпълнението на проекта, законоустановени норми и правила за изготвяне на проектни документации;

• Всички документи, които се използват от Отговорния служител ОбП по изготвяне на документация за описание на дейността трябва да бъдат приложени към документацията и да бъдат описани в съдържанието;

• Изготвят се указания относно:

  • сроковете, в които участниците/кандидатите могат да задават въпроси във връзка с представяне на предложенията/офертите си;

  • определят се и се вписват изисквания към кандидатите/участниците в процедурата;

  • при необходимост трябва да бъдат определени изисквания към опита и квалификацията на персонала на изпълнителя - например удостоверения за правоспособност, квалификационна група и др. свързани с извършването на съответната дейност - вписва се изискване на участника, че той е длъжен да обоснове възможността за използване на други стандарти в случая, когато не може да изпълни стандарта, посочен в техническите изисквания/задания, включително и приложените към тях проекти ( ако има такива );

  • вписва се изискване ( при необходимост ) за наличие на система за качество и предоставяне на програма за общ контрол или изготвяне на конкретна програма по общ контрол за изпълнение на дейността;

  • ако при изпълнението на дейността се предвижда участникът да използва собствено оборудване, машини, приспособления и др. трябва да се включат изисквания относно освидетелстването им и представяне на сертификати и други документи за качество на използваните материали, резервни части или консумативи, собственост на участника.

• Отговорният началник отдел определя размера и вида на депозита за участие в процедура;

• Отговорният началник отдел описва начина на комплектоване на предложението на кандидата/участника, начина на образуването на предлаганата цена, сроковете за закупуване на документацията и подаване на предложенията.

• Изготвя се сметната документация - подробна техническа спецификация, технически изисквания, техническо задание, количествено-стойностна сметка, конструктивна документация и т.н. в зависимост от предмета на ОбП - осигуряват се техническите лица в Комисията.

• Изготвя се Образец на ценово предложение;

• Определя се валидност на офертата - срока на валидност се определя от Отговорния началник отдел, като се съобрази с времето, необходимо за оценка на тръжните предложения, съгласуване и одобряване на резултатите от процедурата и вземане на решение за сключване на договор;

• Изготвя се Образец на техническо предложение;

• В случай, че предмета на процедурата го изисква се изготвя и декларация за направен оглед и/или запознаване с условията на обекта, които могат да повлияят при изготвяне на предложенията.

• Изготвя се Проекто-договор;

• Изготвя се Методика за оценяване на предложенията;

• Изготвя се съпроводително писмо за публикуване на решенията, обявленията и публичните покани до АОП за вписване в Регистъра по обществени поръчки.

• Изготвена и комплектована, съгласно изискванията на настоящите Вътрешни правила документацията се подписва от Отговорния началник отдел след което се съгласува по следния ред: Главен юрисконсулт, Заместник-кмет на Общината или съответния директор на дирекция, съобразно ресора. След съгласуване документацията се представя на Възложителя за утвърждаване.

Чл.21. Предоставяне на документацията на кандидатите/участниците

Документацията за участие се публикува в сайта на общината - www.devnia.bg, сектор, "Профила на купувача" в първия работен ден, следващ деня на публикуването на обявлението. Документация за участие се получава и по реда на чл.28, ал.7 от ЗОП.

Възложителят в един и същи ден публикува Публичната покана на Портала за обществени поръчки и в посочения по - горе профил на купувача. В профила на купувача заедно с поканата се публикуват и приложенията към нея.

Чл.22. Предаване на офертите.

/1/ Оформените в съответствие с изискванията на документацията предложения се предават в определения срок в деловодството на Информационния център на Община Девня;

/2/ Възложителя не носи отговорност за оферти получени по пощата след посочения по-горе срок. Такива оферти няма да бъдат отваряне и допускани за участие в процедура;

/3/ Не се допускат никакви изменения и допълнения на предадени вече предложения.

Чл.23. Отваряне на офертите

/1/ Отговорният началник отдел изготвя проект на Заповед за назначаване на Комисия /жури за проект/, която след съгласуване по установения ред и подписване от Възложителя се извежда в деловодството в Информационния център на Общината в деня на отваряне на постъпилите предложения или в указания в ЗОП срок;

/2/ Председателят на Комисията получава постъпилите в деловодството предложения, преди започване на работата на Комисията, заедно с цялостната документация по процедурата.

Комисията се събира на датата, мястото и в указания в заповедта час. Работата й се ръководи от нейния Председател.

  Преди да започне работа Комисията подписва изискуемите декларации по ЗОП.

/3/ Ако някой от участниците не изпрати свои представители, това по никакъв начин не се отразява на оценката на неговото предложение.

/4/ Комисията извършва всички законови процедури, разписани в ЗОП, ППЗОП, и поставени от Възложителя.

Чл.24. Оценка на тръжните предложения

За проведените заседания комисията задължително изготвя протоколи, които се утвърждават по установения в настоящите Вътрешни правила или в ЗОП ред.

Чл.25.Уведомяване на кандидатите/участниците за класирането

Въз основа на Решението за класирането и определяне на изпълнител, Отговорният служител ОбП, съгласувано с Отговорния началник отдел и главния юрисконсулт изготвя уведомителни писма до всички кандидати/участници с информация за проведената процедура и прилагане при изискване от ЗОП на Решението за класирането и определяне на изпълнител, които след подписване се изпращат с писмо с обратна разписка, респективно се връчват на ръка от определения със Заповед на Кмета на Общината връчител срещу подпис или по друг начин, допустим по ЗОП.

Чл.26. Възлагане на договор

/1/ След изтичане на законоустановения срок за обжалване на актовете на Възложителя, в случай, че няма жалби, главният юрисконсулт изготвя договор.

/2/ Договорът се подписва от Главния юрисконсулт, Главния счетоводител и от Възложителя.

/3/ При проведена процедура за възлагане на обществена поръчка чрез публична покана, се прилага реда, разписан в чл.101 д и чл.101 е от ЗОП.

Чл.27. Съхранение на документите

/1/ До изтичане на срока за подаване на предложения цялата документация се съхранява в деловодството в Информационния център на Общината.

/2/ По време на работата на Комисията цялата документация, заедно с постъпилите предложения се съхранява от Председателя на Комисията или посочен от него член от комисията.

Чл.28. Мониторинг на изпълнението на обществените поръчки.

/1/ Контролът по изпълнението на договорите се осъществява от:

А) Съответния Отговорен началник отдел.

Б) Кметовете на населени места, Ръководителите на второстепенни разпоредители с бюджетни средства упражняват контрол по изпълнението на договорите за обществени поръчки сключени от тях.

В) Нарочно упълномощени лица. За всеки конкретен договор съответния Ръководител може да възлага контрола по изпълнението му на отговорния служител ОбП, провел процедурата или друг служител от съответното звено, в зависимост от предмета на договора. Превъзлагането на контрола по изпълнение на договорите не освобождава Ръководителите от отговорност.

/2/ главния счетоводител отговаря за изпълнението на финансовите клаузи на договорите, като следи за наличието на вземания и задължения по тях, като главници, лихви, неустойки и други финансови задължения и тежести. Той се счита за уведомен за сключването на договора от момента в който положи подписа си под него.

Чл.29.Обхват на мониторинга

/1/  Контролът  по  изпълнението  на  договорите  за  обществени   поръчки от   лицата по чл.28, ал.1 обхваща всички клаузи по изпълнението им като срокове, суми, количества, контрол на качеството на продукта и проверка за съответствие с утвърдените технически спецификации.

            /2/ Лицето,   упражняващо   контрол   по   договора   следи   и   за   своевременното изпълнение на задължения, поети с договори и от страна на Възложителя, като чрез използване  на  вътрешно  организационни   връзки   обезпечава  точното  и  навременно изпълнение и от негова страна. При необходимост и когато това е заложено в договора лицето осигурява съдействие от страна на възложителя.

            /3/ Лицето упражняващо контрол има свобода да използва по целесъобразност всички подходящи методи и средства за упражняването му, които не са в противоречие със сключения договор и не препятстват оперативната самостоятелност на изпълнителя. То може по всяко време от изпълнението на договора да упражнява действията по контрола на изпълнението на договор.

            /4/ При констатирани на всяко несъответствия или форми на неизпълнение, лицето упражняващо контрол незабавно сезира и главен юрисконсулт или правни експерти към структурната единица за предприемане на адекватни мерки, включително и процедура по прекратяване на договора, ако е необходимо.

/5/ Указанията на главен юрисконсулт и съответните правни експерти са задължителни за отговорните за контрола лица.

Чл.30. Освобождаване на гаранции

/1/ След приключване на изпълнението по договора, гаранцията за изпълнение са освобождава само след писмено становище на лицето извършвало контрол по изпълнението на договора.

/2/  Когато от изпълнителя е представена и Гаранция за качество на изпълнение на договора, тя също се освобождава след писмено становище на лицето извършвало контрол по изпълнение на договора, като становището се прилага към документацията на процедурата;

Чл.31. Архивиране

Отговорен началник отдел или определения от него Отговорен служител по изпълнението на договора формира в нарочна папка всички документи, кореспонденция и др. съставени по време на изпълнението на договора. В двуседмичен срок след неговото приключване папката ведно със становището за освобождаване на гаранцията за изпълнение и опис на всички документи се архивира при Отговорния служител ОбП.

VI. ЗАКЛЮЧИТЕЛНИ РАЗПОРЕДБИ

§1. Настоящите Вътрешни правила за провеждане на процедури по обществени поръчки в общинска администрация Девня се издават в съответствие с изискванията на ЗОП.

§2. При необходимост Вътрешни правила за провеждане на процедури по обществени поръчки в общинска администрация Девня могат да бъдат актуализирани със Заповед на Възложителя.

§3. Настоящите Вътрешни правила за провеждане на процедури по обществени поръчки в общинска администрация Девня са приети със Заповед №1002-315/01.07.2014 г. на Кмета на Община Девня и влизат в сила от 01.07.2014 г.

§4. Със Заповед №1002-315/01.07.2014 г. на Кмета на Община Девня се отменят Вътрешните правила за провеждане на обществени поръчки, приети със Заповед №1002-62/21.02.2012 г. и Заповед №1002-313/01.07.2014 г. на кмета на Община Девня.